Allmänna villkor

för tjänsten doCuro

1. Inledning och definitioner

Dessa allmänna villkor (”Villkoren”) gäller mellan doCuro Systems AB, org.nr 556289-1712 (”doCuro”), och den kund som använder doCuros molntjänst för dokumenthantering (”Kunden”). doCuro och Kunden benämns gemensamt ”Parterna”.

Tjänsten avser doCuros webbaserade plattform för dokumentarkiv, dokumentmallar, webbformulär, e-signering, textigenkänning (OCR) och tillhörande funktioner, i den omfattning som framgår av Avtalet.

Avtalet avser, i följande ordning vid motstridighet: (1) skriftlig beställning, orderbekräftelse eller kundavtal, (2) Personuppgiftsbiträdesavtalet (Bilaga 1), (3) dessa Villkor, (4) vid var tid gällande prislista.

Kunddata avser alla dokument, mallar, formulärsvar, metadata och andra uppgifter som Kunden eller Kundens användare laddar upp, skapar eller tar emot i Tjänsten. Användare avser fysisk person som Kunden gett åtkomst till Tjänsten. Extern mottagare avser person utanför Kundens organisation som via Tjänsten fyller i ett formulär eller signerar ett dokument på Kundens uppdrag.

2. Tjänsten och dess omfattning

Tjänsten tillhandahålls i två former:

• Kostnadsfri nivå för Kunder som registrerar sig själva via doCuros webbplats. Omfattning och begränsningar (antal användare, arkiv, mallar, e-signeringar, dokument och filstorlek) framgår av Tjänsten och prislistan och kan ändras med 30 dagars varsel.
• Enterprise för Kunder med skriftlig beställning eller kundavtal. Omfattning, moduler, volymer och priser framgår av beställningen.

Vissa funktioner är tillvalsmoduler som aktiveras av doCuro på Kundens begäran, till exempel integrationer (Microsoft Dynamics 365, SharePoint, API, SFTP) och AI-funktioner. doCuro får utveckla, ändra och ersätta funktioner i Tjänsten så länge Tjänstens huvudsakliga funktion bibehålls.

3. Avtalets ingående

För den kostnadsfria nivån ingås Avtalet när Kunden vid registreringen bekräftar att Kunden läst och godkänner Villkoren och Personuppgiftsbiträdesavtalet. doCuro registrerar tidpunkt, version och IP-adress för godkännandet. För Enterprise ingås Avtalet genom undertecknad beställning eller kundavtal; skapandet av Kundens system i Tjänsten bekräftar Avtalet.

Den person som godkänner Villkoren för Kundens räkning intygar att personen är behörig att företräda Kunden. Tjänsten riktar sig till företag och organisationer, inte till konsumenter.

4. Avtalstid och uppsägning

Den kostnadsfria nivån gäller tills vidare och kan sägas upp av endera Parten med en (1) månads uppsägningstid. doCuro får avsluta ett kostnadsfritt system som inte använts på tolv (12) månader efter meddelande till Kundens administratör 30 dagar i förväg.

Enterprise gäller den avtalstid som anges i beställningen, i annat fall tolv (12) månader från avtalsdagen. Avtalet förlängs därefter med tolv (12) månader i taget om det inte sägs upp skriftligen senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Förskottsbetalade avgifter återbetalas inte vid Kundens uppsägning.

5. Priser och betalning

Priser framgår av beställningen eller prislistan. Samtliga priser anges exklusive mervärdesskatt och andra skatter och avgifter. Fakturering sker i förskott per avtalad period om inte annat överenskommits. Betalning ska ske inom trettio (30) dagar från fakturadatum. Vid sen betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) samt lagstadgad påminnelseavgift och ersättning för inkassokostnader.

E-signeringar. Antalet e-signeringar som ingår framgår av beställningen. En (1) signering avser en (1) mottagare i ett (1) signeringsuppdrag. Signeringar utöver avtalat antal debiteras i efterskott enligt prislistan.

Prisjustering. doCuro får justera avtalade priser en gång per kalenderår, med verkan från den 1 januari, i enlighet med förändringen av SCB:s arbetskostnadsindex för tjänstemän (LCI tjm, SNI 2007 avdelning J), preliminärt index. Justeringen meddelas Kunden senast 30 dagar i förväg. doCuro får därutöver, med 30 dagars varsel, vidarefakturera dokumenterade prisökningar från tredjepartsleverantörer som Tjänsten är beroende av, till exempel leverantörer av e-legitimation, e-signering och molninfrastruktur.

6. Kundens åtaganden och tillåten användning

Kunden ansvarar för:

• att Kunddata är lagligt insamlad och att Kunden har rätt att behandla den i Tjänsten,
• att Kunden som personuppgiftsansvarig har rättslig grund för de personuppgifter Kunden behandlar och lämnar den information till registrerade som dataskyddslagstiftningen kräver,
• sina Användares agerande, att inloggningsuppgifter hålls hemliga och att åtkomst tas bort när en Användare lämnar Kunden,
• att ange rätt mottagare vid e-signering och webbformulär,
• att inte använda Tjänsten för olagligt, intrångsgörande, skadligt eller vilseledande innehåll, för att kringgå tekniska begränsningar, eller på ett sätt som stör Tjänsten eller andra kunder.

7. Användarkonton och säkerhet

Varje Användare ska ha ett eget personligt konto. Tjänsten stöder tvåfaktorsautentisering och Kundens administratör kan kräva den för samtliga Användare i Kundens system. Kunden ska utan dröjsmål meddela doCuro vid misstänkt obehörig åtkomst.

8. Kunddata och personuppgifter

Kunddata tillhör Kunden. Kunden ger doCuro en icke-exklusiv rätt att behandla Kunddata i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla, säkerställa och förbättra Tjänsten enligt Avtalet. doCuro får framställa och använda aggregerad och anonymiserad statistik som inte kan hänföras till Kunden eller enskild person.

När doCuro behandlar personuppgifter för Kundens räkning är Kunden personuppgiftsansvarig och doCuro personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras i Personuppgiftsbiträdesavtalet (Bilaga 1), som har företräde framför dessa Villkor i frågor om dataskydd. doCuros behandling av personuppgifter för egna ändamål, till exempel kunduppgifter och användarkonton, beskrivs i doCuros integritetspolicy.

9. Tillgänglighet, underhåll och support

doCuro eftersträvar att Tjänsten är tillgänglig dygnet runt men garanterar inte oavbruten tillgänglighet om inte en särskild servicenivåöverenskommelse (SLA) ingåtts. Planerat underhåll förläggs i möjligaste mån utanför kontorstid (vardagar 08–17) och meddelas i förväg när det förväntas påverka Tjänsten. Support lämnas via help@docuro.se och Tjänstens hjälpcenter under vardagar.

10. E-signering

E-signering tillhandahålls genom doCuros underleverantör Verified Global AB. Kunden väljer identifieringsmetod per signeringsuppdrag (till exempel svenskt BankID, norskt BankID, Nets eID, SMS eller e-post). Signaturer med e-legitimation utgör avancerade elektroniska underskrifter enligt eIDAS-förordningen. Signerade dokument och tillhörande bevispaket, inklusive undertecknarens personnummer, framställs och lagras av Verified; doCuro lagrar signeringens status och ger Kunden åtkomst till det signerade dokumentet. Kunden ansvarar för att vald metod är lämplig för dokumentets rättsliga krav och för att mottagarnas kontaktuppgifter är korrekta.

11. AI-funktioner

Tjänsten innehåller valbara AI-funktioner: en assistent i mallredigeraren och en chattfunktion för arkiv. Funktionerna aktiveras per Kund respektive per arkiv och kan när som helst stängas av. Innehåll som skickas till AI-funktionerna behandlas av de underbiträden som anges i Personuppgiftsbiträdesavtalet; doCuro tillåter inte att Kunddata används för att träna leverantörernas modeller. AI-genererat innehåll kan innehålla fel och ska granskas av Kunden innan det används. Kunden avgör som personuppgiftsansvarig om AI-funktioner ska användas för arkiv som innehåller personuppgifter.

12. Tredjepartstjänster och integrationer

Tjänsten är beroende av tredjepartstjänster, bland annat molninfrastruktur, e-legitimation och e-signering. När Kunden ansluter egna tjänster (till exempel Microsoft 365, SharePoint, Dynamics 365, egna webhooks eller SFTP) sker överföringen på Kundens instruktion och enligt den tjänstens villkor. doCuro ansvarar inte för avbrott eller fel i tredjepartstjänster utöver att vidarebefordra den ersättning doCuro själv erhåller.

13. Immateriella rättigheter

doCuro innehar samtliga rättigheter till Tjänsten, dess programvara, design, dokumentation och de mallar doCuro tillhandahåller. Kunden innehar rättigheterna till Kunddata, Kundens egna mallar och dokument som skapas ur dem. Kunden får inte kopiera, dekompilera eller på annat sätt försöka utvinna Tjänstens källkod. Förslag och synpunkter som Kunden lämnar på Tjänsten får doCuro använda fritt.

14. Sekretess

Vardera Parten ska hålla den andra Partens konfidentiella information hemlig och inte använda den för annat ändamål än att fullgöra Avtalet. Skyldigheten gäller inte information som är eller blir allmänt känd utan Partens brott mot Avtalet, som Parten redan förfogade över, som måste lämnas ut enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut, eller som lämnas till Partens rådgivare, revisorer eller underleverantörer som är bundna av motsvarande sekretess. Sekretessen gäller under avtalstiden och tre (3) år därefter; för företagshemligheter enligt lagen (2018:558) om företagshemligheter så länge informationen förblir hemlig.

15. Ansvarsbegränsning

doCuros sammanlagda ansvar under Avtalet är per kalenderår begränsat till ett belopp motsvarande de avgifter Kunden betalat för Tjänsten under de tolv (12) månader som föregick den händelse som grundar anspråket. doCuro ansvarar inte för indirekt skada eller följdskada, såsom utebliven vinst, produktionsbortfall, förlust av data som Kunden kunnat säkerställa genom export, eller anspråk från tredje man, om inte annat följer av tvingande lag.

Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, vid brott mot punkt 14 (Sekretess), eller för doCuros ansvar enligt Personuppgiftsbiträdesavtalet i den mån ansvaret följer av tvingande lag. Anspråk ska framställas skriftligen inom sex (6) månader från det att Kunden upptäckte eller borde ha upptäckt grunden för anspråket.

16. Skadeslöshet

Kunden ska hålla doCuro skadeslöst från anspråk från tredje man som grundas på att Kunddata eller Kundens användning av Tjänsten strider mot lag, Avtalet eller tredje mans rätt.

17. Avstängning och hävning

Om en Part i väsentligt avseende bryter mot Avtalet får den andra Parten häva Avtalet, förutsatt att den felande Parten först skriftligen fått tillfälle att vidta rättelse och inte gjort det inom trettio (30) dagar. doCuro får stänga av Kundens åtkomst till Tjänsten med omedelbar verkan om Kundens användning utgör ett allvarligt säkerhetshot eller strider mot punkt 6, och häva Avtalet om rättelse inte sker.

Är en faktura obetald trettio (30) dagar efter förfallodagen får doCuro efter skriftlig påminnelse stänga av Tjänsten till dess betalning skett. Är fakturan obetald sextio (60) dagar efter förfallodagen får doCuro häva Avtalet. Under avstängning består Kundens betalningsskyldighet.

18. Verkan av Avtalets upphörande

Under trettio (30) dagar efter att Avtalet upphört ger doCuro Kunden möjlighet att exportera Kunddata i strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (dokument som filer samt metadata som kalkylblad). Kunddata raderas därefter senast sextio (60) dagar efter Avtalets upphörande i enlighet med Personuppgiftsbiträdesavtalet, oavsett om Kunden har exporterat Kunddata; säkerhetskopior roteras ut inom ytterligare nittio (90) dagar.

Kunden ansvarar själv för sina arkiveringsskyldigheter, till exempel bevarande av räkenskapsinformation enligt bokföringslagen (1999:1078), och ska exportera sådant material innan Avtalet upphör. Tjänsten utgör inte Kundens arkiv för sådana ändamål om det inte särskilt avtalats.

19. Ändringar av Villkoren

doCuro får ändra Villkoren. Ändringar meddelas Kundens administratör och i Tjänsten minst trettio (30) dagar innan de träder i kraft. Innebär ändringen en väsentlig försämring för Kunden får Kunden säga upp Avtalet till upphörande den dag ändringen träder i kraft. Ändringar som följer av lag eller myndighetsbeslut får träda i kraft omedelbart.

20. Force majeure

En Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra en förpliktelse om underlåtenheten beror på omständighet utanför Partens kontroll som Parten inte skäligen kunde förutse eller undvika, såsom avbrott hos leverantörer av molninfrastruktur, e-legitimation eller e-signering, omfattande it-angrepp, arbetskonflikt, myndighetsåtgärd, krig, pandemi eller naturkatastrof. Parten ska utan dröjsmål underrätta den andra Parten om hindret och när det upphör. Varar hindret längre än tre (3) månader får endera Parten säga upp Avtalet med omedelbar verkan.

21. Överlåtelse

Kunden får inte överlåta Avtalet utan doCuros skriftliga medgivande. doCuro får överlåta Avtalet till bolag inom samma koncern eller till den som förvärvar Tjänsten, förutsatt att förvärvaren övertar doCuros skyldigheter enligt Avtalet.

22. Meddelanden

Meddelanden enligt Avtalet lämnas skriftligen till Kundens registrerade administratör respektive till doCuro på help@docuro.se. Meddelanden som visas i Tjänsten för Kundens administratör anses ha kommit Kunden till handa.

23. Tillämplig lag och tvist

Svensk lag ska tillämpas på Avtalet. Tvist där det omtvistade beloppet inte överstiger 250 000 kronor ska avgöras av allmän domstol med Malmö tingsrätt som första instans. Övriga tvister ska slutligt avgöras genom skiljedom enligt Regler för Förenklat Skiljeförfarande för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (SCC), om inte SCC med hänsyn till målets svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter bestämmer att Skiljedomsregler ska tillämpas; skiljeförfarandets säte ska vara Malmö och språket svenska. Ostridiga avgifter ska betalas även under pågående tvist.

24. Övrigt

Avtalet utgör Parternas fullständiga reglering av Tjänsten och ersätter tidigare överenskommelser. Skulle någon bestämmelse vara ogiltig ska den justeras så långt som krävs och Avtalet i övrigt gälla. Punkterna 8, 13, 14, 15, 16, 18 och 23 gäller även efter Avtalets upphörande.